การใช้ Microsoft Excel 2010 เบื้องต้น

การใช้ Microsoft Excel 2010 เบื้องต้น

บทที่ 1: หน้าจอและการพิมพ์ข้อความ -- Excel 2010

โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมหนึ่ง ที่จัดอยู่ในชุด Microsoft Office โปรแกรม MS Excel มีชื่อเสียงในด้าน การคำนวณเกี่ยวกับตัวเลข และการทำบัญชี ต่าง ๆ การทำงานของโปรแกรม ใช้ตารางตามแนวนอน (rows) และแนวตั้ง (columns) เป็นหลัก ซึ่งเราเรียกโปรแกรมในลักษณะนี้ว่าเป็น Spread Sheet

ไฟล์ของ Excel เปรียบเสมือนหนังสือ 1 เล่ม ที่ประกอบไปด้วยหน้า หลาย ๆ หน้า ไฟล์ของ Excel เรียกว่าเป็นสมุดงาน (Workbook) และในแต่ละหน้า เรียกว่า เป็น แผ่นงาน (Worksheet) ในแต่ละแผ่นงาน จะแบ่งออกเป็นตาราง ซึ่งประกอบไปด้วย ช่องตาราง จานวนมาก ซึ่งเรียกว่า เซลล์ (Cell) เซลล์คือส่วนตัดกันของแถวและคอลัมน์ ใน แผ่นงานหนึ่ง ๆ ของ Excel 2010 จะมีแถวทั้งหมด 1,048,576 แถว และ จะมี คอลัมน์ทั้งหมด จานวน 16,384 คอลัมน์ โดยเรียงชื่อตามตัวอักษรภาษาอังกฤษ ตั้งแต่ A จนถึง Z และ ต่อด้วย AA จนถึง AZ, BA จนถึง BZ ไปจนถึง XFD และในสมุดงานหนึ่ง ๆ จะมีแผ่นงานได้จานวนมาก ขึ้นอยู่กับหน่วยความจำที่มีอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์

ในแต่ละช่องตาราง หรือ Cell จะบรรจุข้อมูลต่าง ๆ เราพิมพ์ข้อมูลลงในช่องตาราง แต่ละช่องl เช่นพิมพ์ข้อความ พิมพ์ตัวเลข เป็นต้น เมื่อเวลาจะอ้างอิงถึงข้อมูล เราก็อ้างอิงถึง ช่องตาราง โดยการระบุ คอลัมน์และแถว เช่น B4 หมายถึงช่องตารางที่ตรงกับ คอลัมน์ B และ แถวที่ 4 ดังภาพ

หน้าจอของ MS Excel 2010

หน้าจอของ Excel 2010 มีส่วนประกอบหลักที่ควรรู้จัก ดังนี้

ส่วนบนของหน้าจอคือแถบริบบิ้น ซึ่งประกอบไปด้วย แท็บต่าง ๆ โดยปกติจะมี จำนวน 7 แท็บ ได้แก่ หน้าแรก แทรก เค้าโครงหน้ากระดาษ สูตร ข้อมูล ตรวจทาน และมุมมอง และในแต่ละแท็บ จะประกอบไปด้วยกลุ่มต่าง ๆ ซึ่งจะมีคำสั่งที่มักจะใช้ด้วยกัน รวมอยู่ในกลุ่มเดียวกัน ดังภาพ

• แฟ้ม แท็บแฟ้ม เป็นแท็บพิเศษไม่ถือเป็นแถบบนริบบิ้นเพราะใช้จัดการเกี่ยวกับไฟล์ หรือแฟ้ม เช่น การเปิด-ปิดไฟล์ การสร้างไฟล์ใหม่ การบันทึกไฟล์ ตลอดจนการตั้งค่าตัวเลือกต่าง ๆ เป็นต้น
• หน้าแรก เป็นแท็บที่รวมลักษณะการใช้งานทั่ว ๆ ไป เช่น การคัดลอก การวาง การกำหนดตัวอักษร การจัดรูปแบบ การกรองข้อมูล ตลอดจนการค้นหาข้อมูล เป็นต้น
• แทรก เป็นแท็บสำหรับแทรก ตาราง ภาพ รูปร่างอัตโนมัติ อักษรศิลป์ สัญลักษณ์ การเชื่อมโยง เป็นต้น
• เค้าโครงหน้ากระดาษ เป็นแท็บสำหรับการตั้งค่ากระดาษเพื่อพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ เช่น ตั้งระยะขอบกระดาษ กำหนดขนาดกระดาษ พิมพ์แนวตั้งหรือแนวนอน เป็นต้น
• สูตร ใช้แท็บนี้เมื่อต้องการคำนวณค่าต่าง ๆ เช่น การรวม การเรียกใช้สูตรของ Excel เป็นต้น
• ข้อมูล แท็บนี้ใช้สาหรับการรับข้อมูลจากภายนอกเพื่อมาวิเคราะห์ใน Excel เช่น นาข้อมูลจาก ฐานข้อมูล Access เป็นต้น นอกจากนี้ ยังใช้สำหรับการจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก ๆ เช่น การเรียงข้อมูล การกรองข้อมูล การจัดกลุ่มข้อมูล เป็นต้น
• ตรวจทาน เป็นแท็บหรับการตรวจตัวสะกดการันต์ ตลอดจนการจัดการเกี่ยวกับแผ่นงาน เช่น การป้องกันการแก้ไขข้อมูลบนแผ่นงาน เป็นต้น
• มุมมอง เป็นแท็บสำหรับแสดงแผ่นงานในมุมมองต่าง ๆ เช่น แบบปกติ แบบเต็มหน้า กำหนดให้มีหรือไม่มีเส้นตาราง ย่อ/ขยาย ตลอดจนการแบ่งหน้าจอออกเป็นส่วน ๆ เป็นต้น

การป้อนข้อมูลลงเซลล์

ข้อมูลในเซลล์ มีทั้งตัวเลขและตัวอักษร ตัวเลขสามารถนำไปคำนวณค่าต่าง ๆ ได้โดยการระบุตำแหน่งของตัวเลข โดยปกติตัวเลขจะจัดชิดขวาของเซลล์ สำหรับข้อความหรือตัวอักษร จะจัดชิดซ้าย ในกรณีที่มีทั้งข้อความและตัวเลขภายในเซลล์เดียวกัน Excel จะถือว่าเป็นข้อความ ไม่สามารถนำไปคำนวณได้ ดังนั้น ถ้าต้องการนำตัวเลขไปคำนวณ ต้องพิมพ์ตัวเลขนั้น ๆ ในเซลล์ของตัวเอง และอ้างถึงในการคำนวณ

การป้อนข้อมูลลงใน Cell ทำได้ ดังนี้

1. นำเคอร์เซอร์ไปที่ cell A1 แล้วคลิก 1 ครั้ง
2. พิมพ์คำว่า วราวรรณ ในช่อง A1
3. ถ้าพิมพ์ผิด ให้กดปุ่ม Backspace เพื่อลบทีละตัวอักษร และพิมพ์ใหม่
4. พิมพ์เสร็จแล้ว กดปุ่ม Enter

กิจกรรมฝึกปฏิบัติ

ให้ท่านลองพิมพ์ข้อความลงในแผ่นงาน Excel ข้างล่างนี้

การลบข้อมูล

การลบข้อมูลจะทำให้ข้อมูลนั้นหายไป และข้อมูลที่อยู่ในเซลล์อื่นมาแทนที่ ดังตัวอย่างต่อไปนี้

1. พิมพ์ข้อมูลตามตัวอย่างต่อไปนี้
2. คลิกเลือก เซลล์ A2
3. บนแถบไปที่แท็บหน้าแรก -> กลุ่มเซลล์ คลิกปุ่ม ลบ ดังภาพ
4. ข้อมูลจะปรากฏ ดังนี้
5. จะเห็นว่า ชื่อสมศักดิ์หายไป และข้อมูลเลื่อนขึ้นมาแทนที่ (ถ้าสังเกตให้ดี จะเห็นว่า ข้อมูลเกิดการผิดพลาด ข้อมูลเดิม วิศนุ อายุ 30 เมื่อลบสมศักดิ์ออกไป ทำให้ข้อมูลเลื่อนในเซลล์ข้างล่างขึ้นมาแทนที่)

การล้างข้อมูล

1. พิมพ์ข้อมูลตามตัวอย่างต่อไปนี้
2. คลิกเลือก เซลล์ A2
3. บนแถบไปที่แท็บหน้าแรก -> กลุ่มเซลล์ คลิกปุ่ม ล้าง ดังภาพ
4. คลิกล้างทั้งหมด จะได้ผลดังนี้

การคัดลอกและการวางข้อมูล

1. พิมพ์ข้อมูลในเซลล์ตามตำแหน่งดังภาพ
2. ใช้เมาส์ลากตั้งแต่ A1 ถึง D4 (A1:D4) เพื่อกำหนดบริเวณที่ต้องการคัดลอก (หรือ คลิกเมาส์ภายในบริเวณข้อมูล แล้วกด Ctrl + * ก็ได้)
3. ที่แท็บหน้าแรก กลุ่มคลิปบอร์ด คลิกปุ่มคำสั่ง คัดลอก
4. จะเกิดเส้นประ เหมือนมดเดินรอบ ๆ บริเวณที่เลือก
5. นำเมาส์ไปวางบริเวณที่ต้องการวางส่วนที่คัดลอกนี้ เช่น B6
6. แท็บหน้าแรก กลุ่มคลิปบอร์ด คลิกปุ่มคำสั่ง วาง
7. ข้อความที่คัดลอกจะมาปรากฏ ดังภาพ
8. สังเกตุดูที่มุมล่างด้านขวา จะเห็นมีปุ่มทางลัด (Shortcut) ให้คลิกที่ลูกศร หรือกดปุ่ม Ctrl
9. จะเกิดตัวเลือกในการวางอีกหลายลักษณะ ดังนี้
• วาง เป็นการวางแบบปกติ ถ้าข้อมูลที่คัดลอกเป็นสูตรจะคัดลอกสูตรและมีการปรับปรุงการอ้างอิงตามลักษณะของสูตรนั้น นอกจากนั้นยังมีตัวเลือกอื่นเช่น วางโดยไม่มีเส้นตาราง หรือวางแบบสลับแถวและคอลัมน์ เป็นต้น
• วางค่า เป็นการคัดลอกและวางสิ่งที่เห็นปรากฏในเซลล์นั้น ๆ ถ้าเซลล์นั้นมีสูตร Excel จะตัดสูตรออกไป เหมือนการพิมพ์ป้อนข้อความตามปกติ
• ตัวเลือกการวางอื่น ๆ สามารถวางแบบเชื่อมโยง หรือ วางเป็นภาพ เพื่อนำไปใช้เป็นกราฟิกประกอบโปรแกรมอื่น หรือเพื่อการนำเสนองาน เป็นต้น

การย้ายข้อมูล

การย้ายข้อมูล ในกรณีที่จะย้ายข้อมูล ให้ลากแถบสว่างให้ครอบคลุมบริเวณที่ต้องการย้ายเสียก่อน จากนั้น จึงใช้เมาส์คลิกที่ขอบ แล้วลากไปยังตำแน่งที่ต้องการ

ตัวอย่าง

ที่เซลล์ B2 ถึง B5 (B2:B5) มีชื่อ 4 ชื่อ ต้องการย้ายข้อมูลนี้ ไปยังตำแหน่ง C2 ถึง C5 ทำได้ดังนี้

1. เลือกบริเวณข้อมูลที่ต้องการย้าย โดยใช้เมาส์คลิกที่ตำแหน่ง B2 คลิกเมาส์ค้างไว้แล้วลากลงมาที่ตำแหน่ง B5 แล้วปล่อยเมาส์
2. นำเคอร์เซอร์ไปวางที่เส้นขอบ จะเห็นเคอร์เซอร์เปลี่ยนรูปเป็นลูกศร สี่ทิศทาง แสดงว่าเคลื่อนย้ายได้
3. กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปที่ตำแหน่งที่ต้องการย้าย ในที่นี้คือ คอลัมน์ C ขอให้สังเกต กรอบสี่เหลี่ยม ซึ่งจะเป็นบริเวณที่ข้อมูลที่ถูกย้ายจะมาปรากฎ
4. ปล่อยเมาส์ ข้อมูลจะถูกย้ายตามที่ต้องการ

การปรับความกว้างของคอลัมน์

การปรับความกว้างคอลัมน์เดียว

ในการทำงานกับ Excel มักจะมีการปรับความกว้างของคอลัมน์ให้เป็นไปตามรูปแบบที่ต้องการ เช่น แบบฟอร์ม ตารางต่าง ๆ เป็นต้น

1. ถ้าต้องการขยายความกว้างหรือ ลดความกว้างของคอลัมน์ แต่ละคอลัมน์ ให้นำเคอร์เซอร์ ไปวางไว้ที่เส้นขอบ ของคอลัมน์ที่ต้องการขยาย เมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนรูปร่างเป็นลูกศร 2 หัว ดังภาพ ให้กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปทางซ้ายหรือทางขวา ได้ตามต้องการ
2. ถ้าในกรณีที่ข้อมูลตัวเลขในช่อง Cell มีลักษณะ ##### แสดงว่า ความกว้างของ ช่อง Cell น้อยไป ให้นำเคอร์เซอร์ไปวางที่หัวคอลัมน์ และลากออกไป หรือดับเบิ้ลคลิกที่หัวของคอลัมน์ ก็ได้
3. ถ้าต้องการให้ขยายความกว้างของเซลล์ให้ครอบคลุมความยาวของข้อมูลในทุกเซลล์ของคอลัมน์นั้น ๆ ให้นำเคอร์เซอร์ไปวางที่บริเวณหัวของคอลัมน์และเมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว ให้ดับเบิ้ลคลิก ดังภาพ
4. จะได้ความกว้างของคอลัมน์ที่ครอบคลุมความยาวของข้อมูลที่มีในคอลัมน์นั้น เช่น

การปรับความกว้างหลายคอลัมน์

ในการจัดทำแบบฟอร์มตาราง มักจะต้องมีการจัดความกว้างของคอลัมน์หลายคอลัมน์ให้เท่า ๆ กัน เช่น ตารางปฏิบัติงานล่วงเวลา ตารางคะแนนนักเรียน เป็นต้น การจัดความกว้างของคอลัมน์หลาย ๆ คอลัมน์ มีดังนี้

1. เลือกคอลัมน์ที่ต้องการทำให้ความกว้างเท่ากัน โดยคลิกและลากบริเวณหัวคอลัมน์
2. ปรับความกว้างของคอลัมน์ ดังภาพ
3. เมื่อปล่อยเมาส์จะได้คอลัมน์ที่เท่ากันตามที่เลือก

การปรับความสูงของแถว

การปรับความสูงของแถว ทำเช่นเดียวกับการปรับความกว้างของคอลัมน์ คือนำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่เส้นระหว่างแถวที่หัวแถว และลากเพื่อกำหนดความสูง ดังภาพ

กิจกรรมฝึกปฏิบัติ

ให้ท่านพิมพ์ข้อความข้างต้น และจัดคอลัมน์ตามตัวอย่างข้างบน
(ให้ปรับความกว้างของคอลัมน์ A ให้กว้างพอสำหรับชื่อและนามสกุล เสียก่อน)

การลบคอลัมน์และแถว

เราสามารถลบ คอลัมน์ทั้งคอลัมน์ หรือ ลบแถวทั้งแถวได้ สมมติว่าต้องการลบ คอลัมน์ C และ D มีวิธีการ ดังนี้

1. คลิกเลือกคอลัมน์ C และ D ดังภาพ
2. ไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มเซลล์ และคลิกคำสั่งลบ
3. จะเห็นว่าข้อมูลในคอลัมน์ C และ D จะถูกลบ และข้อมูลถัดไปจะเข้ามาแทนที่ ดังภาพ
4. จากข้อ 1 ถ้าต้องการล้างข้อมูล โดยไม่มีการเลื่อนข้อมูลในคอลัมน์ถัดไปมาแทนที่ข้อมูลเดิม ให้กดปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์ จะล้างข้อมูลโดยไม่เลื่อนข้อมูลมาแทนที่ ดังภาพ
5. เมื่อลบไปแล้ว แต่เปลี่ยนใจไม่ลบ ให้คลิกที่รูป  บนแถบเครื่องมือด่วน เพื่อขอข้อมูลที่ลบไปแล้ว คืนมาเหมือนเดิม

การแทรกคอลัมน์ และแถว

บางครั้ง เราอาจต้องการเพิ่ม หรือ แทรก คอลัมน์ ก็สามารถทำได้ โดยข้อมูลจะถูกแยกออกไปอีก 1 คอลัมน์ การเพิ่มคอลัมน์ ทำดังนี้

1. คลิกที่ชื่อของคอลัมน์ จะเกิดแถบสว่างยาวตลอดคอลัมน์
2. ไปที่ แท็บหน้าแรก กลุ่มเซลล์ คลิกคำสั่ง แทรก
3. คลิก 1 ครั้ง คอลัมน์ใหม่จะแทรกเข้าทางขวาของคอลัมน์ที่ถูกเลือก จากภาพ จะสังเกตเห็นว่า ข้อมูลเดิมถูกย้ายไปอีกคอลัมน์ และชื่อของคอลัมน์ จะยังคงเรียงเหมือนเดิม
4. การแทรกแถวก็ทำเช่นเดียวกัน โดยคลิกที่หัวแถวที่ต้องการแทรก และไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มเซลล์ และคลิกคำสั่งแทรก

การแบ่งหน้าจอ

เนื่องจาก Excel เป็น Sheet ใหญ่ บางทีเราต้องการดูข้อมูลจากหลาย ๆ แห่งพร้อม ๆ กัน หรือ ต้องการดูหัวตารางเพื่อทำให้การกรอกข้อมูลถูกต้อง ดังนั้นเราจึงมีความจำเป็นต้องแบ่งหน้าจอ Excel ออกเป็นส่วน ๆ ซึ่งสามารถ เลื่อน หรือ Scroll ดูได้ทุกส่วน ซึ่งมีวิธีการดังนี้

1. 1. ที่มุมบนด้านขวาต่อจาก Scroll bar และด้านล่างของหน้าจอ จะมีแถบสำหรับแบ่งหน้าจอ ดังภาพ
2. 2. เมื่อนำเคอร์เซอร์ ไปวางที่ตรงนี้ เคอร์เซ่อร์จะเปลี่ยนเป็นรูปลูกศรสองทาง ซึ่งแสดงว่า สามารถลากแบ่งได้
3. 3. ให้กดเมาส์และลากแบ่งหน้าจอได้ดังภาพ จะเห็นว่าสามารถเลื่อนแต่ละส่วนได้อย่างอิสระจากกัน ในภาพจะเห็นว่า คอลัมน์ B ถูกเลื่อนหายไป ทำให้คอลัมน์ ชื่อ-สกุล และ ที่อยู่ มาอยู่ใกล้กัน ทำให้ดูข้อมูลได้ชัดเจนไม่ต้องเลื่อนไปมา ส่วนในแนวนอน จะเห็นข้อมูลถูกซ่อนออกไปหลายรายการ ทำให้สะดวกในการเปรียบเทียบข้อมูลที่มีความยาวมาก ๆ
4. 4. ยกเลิกการแบ่งหน้าจอ โดยการใช้เมาส์ลากเส้นแบ่งไปเก็บไว้ที่ด้านข้าง หรือด้านบน-ล่าง

การตรึงแนวหน้าจอ

ทางเลือกของการแบ่งหน้าจออีกอย่างหนึ่งคือการทำให้หน้าจอส่วนหนึ่งไม่เคลื่อนไหว ซึ่งต่างจากการแบ่งหน้าจอ ที่หน้าจอทุกส่วนสามารถเคลื่อนไหวได้ด้วยการใช้ Scroll bar แต่การตรึงแนวหน้าจอจะทำให้ส่วนที่ถูกตรึง ไม่เคลื่อนที่ มีประโยชน์ในการทำให้ส่วนหัวของตารางคงที่ ในขณะที่ส่วนที่เติมข้อมูลเคลื่อนที่ไปได้เรื่อย ๆ การตรึงแนวทำได้ทั้งแนวนอนและแนวตั้ง

วิธีการการตรึงแนวหน้าจอ

ไปที่แท็บ มุมมอง กลุ่มหน้าต่าง คลิกตรึงแนว จะเกิดเมนูย่อยให้เลือก

• ตรึงแนว จะตรึงแนว ณ ตำแหน่งของเคอเซอร์ โดยตรึงทั้งแนวนอนและแนวตั้ง
• ตรึงแถวบนสุด เป็นการตรึงแนว แนวนอนแถวบนสุด
• ตรึงคอลัมน์แรก เป็นการตรึงแนว แนวตั้งคอลัมน์แรก

การยกเลิกการตรึงแนว ให้คลิกที่คำสั่ง ตรึงแนว และคลิกยกเลิก

การใช้ Keyboard shortcut ที่ควรทราบ

Shortcut	ความหมาย/การกระทำ
การพิมพ์และการแก้ไข
Ctrl + Enter	ออกจากโหมดป้อนค่า หรือแก้ไข โดยไม่เปลี่ยนตำแหน่งเซลล์
F2	แก้ไขข้อมูลในเซลล์
Alt + Enter	บังคับขึ้นบรรทัดใหม่ในเซลล์เดียวกัน
F12	บันทึกเป็น
Ctrl + C	คัดลอกเซลล์ที่กำลังถูกเลือก
Esc	ยกเลิกการคัดลอก
Ctrl + V	วางเซลล์ที่คัดลอก
Ctrl + X	ตัดเซลล์ที่กำลังถูกเลือก
Ctrl + Alt + V	ถ้ามีการคัดลอกข้อมูลไว้แล้ว จะแสดงหน้าต่างการวางแบบพิเศษ
การเลือกเซลล์
Ctrl + *	เลือกเซลล์ที่ติดกันทั้งหมด เช่น มีข้อมูลในเซลล์ A1 ถึง A20 ขณะนี้เคอร์เซอร์อยู่ที่เซลล์ A5 ถ้ากด Ctrl ค้างไว้และ กดเครื่องหมาย * บริเวณ A1 ถึง A20 จะถูกเลือก ข้อมูลที่ไม่ติดกับข้อมูลชุดนี้ จะไม่ถูกเลือก
Ctrl + A	เลือกพื้นทีทั้งหมดของชุดข้อมูลนั้น ๆ ถ้ากด Ctrl + a อีกครั้ง จะเป็นการเลือกแผ่นงานทั้งหมด
Ctrl + Shift + ปุ่มลูกศร	ขยายพื้นที่การเลือกเซลล์จนถึงจุดสิ้นสุดของชุดข้อมูล (ชุดข้อมูลคือบริเวณที่ไม่มีเซลล์ว่างคั่น)
Shift + คลิก	เลือกบริเวณพื้นที่สี่เหลี่ยม ตั้งแต่เซลล์แรกที่คลิกไว้ ครอบคลุมถึงบริเวณที่คลิก เช่น คลิกที่เซลล์ B5 และ ไป Shift + คลิก ที่เซลล์ E30 บริเวณที่ถูกเลือกคือ B5:E30
Shift + ปุ่มลูกศร	ขยายพื้นที่การเลือกเซลล์อีก 1 เซลล์ ตามแนวทิศทางลูกศร
การเคลื่อนที่ไปยังเซลล์ต่าง ๆ
Ctrl + G หรือ F5	เปิดหน้าจอให้พิมพ์ตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการไป
Home	เลื่อนไปยังเซลล์แรกของแถวนั้น
ปุ่มลูกศร	เลื่อนตำแหน่งไปยังเซลล์ ซ้าย ขวา บน ล่าง ตามแนวทิศทางลูกศร
Ctrl + ปุ่มลูกศร	เลื่อนตำแหน่งไปยังเซลล์ริมสุดของพื้นที่ข้อมูลชุดนั้น ถ้าไม่มีข้อมูลจะเลื่อนไปยังตำแหน่งบนสุด ล่างสุด ซ้ายสุด ขวาสุด ของแผ่นงาน ตามแนวทิศทางลูกศร
PageDown/Up	เลื่อนตำแหน่งขึ้น-ลง ครั้งละ 1 หน้า
การจัดการเกี่ยวกับไฟล์
Ctrl + F4	ปิดโปรแกรม
Ctrl + N	เปิดไฟล์ใหม่

บทที่ 2: การจัดรูปแบบข้อความ 

การจัดรูปแบบข้อความ

การจัดข้อความอย่างง่ายและรวดเร็วที่สุด ก็คือการใช้เครื่องมือบนแถบริบบิ้น ในกลุ่มหน้าแรก ซึ่งมีกลุ่มย่อยประกอบด้วย แบบอักษร การจัดแนว ตัวเลข ลักษณะ เซลล์ และ การแก้ไข

การกำหนดรูปแบบของข้อความในเซลล์บางอย่าง ไม่สามารถทำได้เมื่ออยู่ในสถานะป้อนคำ หรือ แก้ไข ซึ่งสังเกตได้จากแถบสถานะข้างล่าง หรือลักษณะกรอบล้อมรอบเซลล์ที่เป็นเส้นสีดำบาง และเคอร์เซอร์ที่กำลังกระพริบพร้อมรับการพิมพ์

แถบแสดงสถานะแก้ไข

ลักษณะเคอร์เซอร์กระพริบ

การออกจากสถานะป้อนคำ หรือ แก้ไข ทำได้โดยการกดแป้น Enter หรือกด Ctrl + Enter หรือคลิกที่เครื่องหมายถูก หน้าแถบสูตร ก็ได้

หลักการในการกำหนดรูปแบบข้อความ คือการเปลี่ยนรูปแบบของเซลล์ ดังนั้น เมื่อต้องการเปลี่ยนลักษณะของข้อความ จึงต้องเลือกเซลล์ที่ข้อความนั้น ๆ เสียก่อน จากนั้นจึงกำหนดลักษณะให้เป็นไปตามที่กำหนด

การจัดรูปแบบและลักษณะตัวอักษร

ในแท็บหน้าแรก กลุ่มแบบอักษร เป็นที่รวมเครื่องมือเกี่ยวกับการกำหนดตัวอักษร เช่น Fonts ลักษณะตัวหนา ตัวเอียง ขนาด และสี เป็นต้น มีวิธีการใช้งาน ดังนี้

1. พิมพ์ข้อความในเซลล์ที่ต้องการจัดรูปแบบ
2. กดปุ่ม Ctrl + Enter เพื่อออกจากสถานะป้อนข้อมูล และยังเลือกอยู่เซลล์เดิม
3. บนริบบิ้น แท็บ “หน้าแรก” กลุ่ม “แบบอักษร” ให้คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องการ สามารถกำหนดสี ขนาด ตัวหนา ตัวเอียง ได้ สามารถเลือกให้มีลักษณะหลาย ๆ อย่างได้ เช่น ตัวหนาและเอียง เป็นต้น

ลองทำดู

1. พิมพ์คำว่า กศน ในตำแหน่ง A1
2. กดปุ่ม Ctrl + Enter
3. กำหนดลักษณะตัวอักษร เป็นชนิด Tahoma ขนาด 24 ตัวหนา ตัวเอียง

การจัดแนวด้วยเครื่องมือบนริบบิ้น

ในแท็บหน้าแรก มีกลุ่มการจัดแนวสำหรับจัดตำแหน่งข้อความ เช่นชิดบน กึ่งกลาง ชิดล่าง ชิดซ้าย ชิดขวา เป็นต้น
ลองทำดู

1. ขยายความกว้างของแถวที่ 1 ให้มากขึ้น โดยนำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่เส้นระหว่างแถวที่ 1 และที่ 2 สังเกตเห็นเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นรูปลูกศร 2 ทางชี้บน-ล่าง แล้วกดเมาส์ค้างและลากขยายลงมาพอประมาณ
   
   
2. คลิกที่ตำแหน่ง A1 และพิมพ์คำว่า “ทำงาน”
3. กดปุ่ม Ctrl + Enter 
4. บนแท็บหน้าแรก ไปที่กลุ่มจัดแนว และลองคลิกปุ่มคำสั่งในกลุ่มนี้ เช่น ปุ่มจัดชิดด้านบน ปุ่มจัดตรงกลาง ปุ่มกึ่งกลาง ปุ่มการวางแนว เป็นต้น
   
   
5. จะเห็นได้ว่ามีการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งเมื่อคลิกปุ่มต่าง ๆ ในลักษณะต่าง ๆ กัน ตามปุ่มที่คลิก เช่น ผลการคลิกปุ่มจัดตรงกลางและการวางแนว มีดังนี้

การเปลี่ยนรูปแบบและลักษณะตัวอักษร โดยใช้ การจัดรูปแบบเซลล์

ใน Excel มีหน้าจอสำหรับจัดรูปแบบเซลล์ โดยเฉพาะ ซึ่งรวมการกำหนดรูปแบบหลายลักษณะไว้ด้วยกัน ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้

1. ที่ตำแหน่ง A1 พิมพ์คำว่า ราชบุรี
2. กดปุ่ม Ctrl + Enter เพื่อเปลี่ยนสถานะจากการป้อนคำ เป็น พร้อม และจะสังเกตเห็นว่า กรอบสี่เหลี่ยมยังคงอยู่ที่ตำแหน่ง A1 เหมือนเดิม
3. คลิกขวาที่ A1 และเลือก จัดรูปแบบเซลล์...
   
4. จะเกิดเมนูย่อย ซึ่งสามารถเลือกลักษณะต่าง ๆ ใน เซลล์ ได้

• ตัวเลข คือ การกำหนดรูปแบบตัวเลข เช่น จะให้มีทศนิยมกี่ตำแหน่ง จัดรูปแบบเป็นวันที่ หรือสกุลเงิน เป็นต้น
• การจัดแนว คือ การสั่งชิดซ้าย ชิดขวา หรือ จัดกึ่งกลาง เซลล์ อักษรแนวตั้ง แนวเอียง หรือถ้าข้อความยาวเกินไปจะจัดการอย่างไร เช่น ย่อให้เล็กลง หรือผสานเซลล์ให้ครอบคลุมข้อความทั้งหมด เป็นต้น
• แบบอักษร คือ การกำหนด ชนิดตัวอักษร (fonts) ลักษณะ และขนาด ตลอดจนสีของตัวอักษร
• เส้นขอบ คือ การกำหนดลักษณะเส้นขอบ ของเซลล์นั้น ๆ ใช้สำหรับการกำหนดเส้นตาราง หรือเส้นใต้ เป็นต้น
• การเติม คือ การกำหนดลวดลายพื้นหลัง และสีพื้นหลัง
• ป้องกัน คือ การกำหนดให้รับหรือไม่สามารถรับข้อมูลได้ และสามารถกำหนดไม่ให้แสดง เซลล์ นั้น ๆ ก็ได้ ซึ่งจะมีผลก็ต่อเมื่อมีการป้องกันแผ่นงานไว้แล้ว (โดยไปที่ แท็บ “ กลุ่ม “ตรวจทาน” ปุ่ม “ป้องกันแผ่นงาน”)

การจัดตัวหนังสือเอียง

หลายครั้งที่เราต้องการพิมพ์ตัวหนังสือเอียง หรือเรียงตามแนวตั้ง สามารถทำได้จากหน้าต่าง การจัดรูปแบบเซลล์ ของ Excel ดังนี้

1. พิมพ์ข้อความที่ต้องการ และคลิกขวาที่ เซลล์ นั้น
2. คลิกขวา เลือก จัดรูปแบบเซลล์...
3. คลิกเลือกแท็บ การจัดแนว
4. คลิกเลื่อนทิศทางของเข็ม ในกลุ่มการวางแนว ตามองศาที่ต้องการ



5. จะได้ตัวหนังสือเอียง ตามต้องการ

กิจกรรมฝึกปฏิบัติ

การจัดตัวหนังสือ จงทำให้เหมือนตัวอย่างข้างล่าง

การตีเส้น

การจัดทำตาราง หรือ การรวมเงิน ตามรายการต่าง ๆ มักจะต้องมีการตีเส้น เช่น ตีเส้นตาราง ขีดเส้นใต้จำนวนเงิน ขีดเส้น สองเส้น ใต้จำนวนเงินรวมทั้งสิ้น เป็นต้น สิ่งเหล่านี้ Excel ได้อำนวยความสะดวกไว้ให้เรียบร้อยแล้ว เพียงแต่เรามาเรียนรู้การใช้งาน ก็จะใช้ได้สะดวกรวดเร็วขึ้น

การตีเส้นขอบ

1. พิมพ์ข้อมูลดังภาพ
   
2. จากตัวอย่างนี้ ต้องการขีดเส้นใต้หมายเลข 30 ตำแหน่ง C3
3. ให้คลิกเลือกตำแหน่ง C3
4. บนแถบริบบิ้น ให้เลือกแท็บหน้าแรก > กลุ่มตัวอักษร คลิกปุ่มลูกศรปุ่มเส้นขอบล่าง ดังภาพ
   
5. เลือกลักษณะเส้นขอบที่ต้องการ
   
6. จะได้เส้นใต้ 2 เส้น ใต้เลข 30 ดังภาพ
   
7. หากต้องการตีตารางครอบคลุมทั้งหมด ให้เลือกบริเวณที่ต้องการก่อน (โดยคลิกแล้วลากคลุมบริเวณข้อมูล หรือ คลิกในบริเวณข้อมูลแล้วกด Ctrl + A) แล้วจึงกำหนดลักษณะของเส้นตามข้อ 5
   
8. ถ้าต้องการลบเส้นตาราง ให้เลือกบริเวณที่ต้องการลบ และ ไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มการแก้ไข คลิกเลือก ล้างรูปแบบ
   

การตีเส้นตาราง

การวางตำแหน่งต่าง ๆ บนแผ่นงานของ Excel มีความสำคัญเป็นอย่างมาก Excel จะวิเคราะห์ข้อมูลที่เป็นระบบ โดยถือว่าข้อมูลที่ติดต่อกัน โดยไม่มีเซลล์ว่างคั่น เป็นข้อมูลชุดเดียวกัน ในตารางเดียวกัน ทั้งนี้จะต้องมีหัวรายการซึ่ง Excel จะถือว่าเป็นหัวของรายการด้วย แต่ Excel จะไม่ทราบว่าส่วนใดเป็นหัวของรายการ และรายการนั้นมีหัวรายการหรือไม่ ดังนั้น เมื่อมีการให้ Excel จัดการข้อมูลในลักษณะตาราง Excel มักจะถามว่า มีหัวของตารางหรือไม่

Excel 2010 มีรูปแบบตารางสำเร็จรูปไว้ให้เลือก ซึ่งมีการตีเส้นและระบายสีไว้เรียบร้อย พร้อมทั้งมีการกรองที่ส่วนหัวของตารางด้วย สิ่งสำคัญคือต้องจัดเรียงข้อมูลในลักษณะตารางไว้ก่อน โดย Excel จะวิเคราะห์เซลล์ที่มีบริเวณที่ติดกัน เซลล์ที่ไม่ติดกันจะไม่มีผลกระทบ ดังนี้

1. พิมพ์ข้อมูลดังภาพ
   
2. คลิกตำแหน่งใดก็ได้ในบริเวณ A1- B5 (A1:B5)
3. บนแถบริบบิ้น คลิกที่แท็บหน้าแรก > กลุ่มลักษณะ คลิกปุ่มจัดรูปแบบเป็นตาราง และเลือกรูปแบบที่ต้องการ
   
4. จะเกิดหน้าต่างให้เลือกว่าตารางมีส่วนหัวหรือไม่ พร้อมทั้งมีขอบเขตของตารางให้ด้วย ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้
   
5. ในตัวอย่างมีส่วนหัว ให้คลิกเครื่องหมายถูกไว้ (ส่วนหัวในที่นี้คือ รายการ ราคา)
6. จะได้รูปแบบตาราง ดังภาพ
   
7. จะสังเกตเห็นว่า ข้อความ “กระดาษ” ไม่อยู่ในตาราง เนื่องจากไม่ติดกับชุดข้อมูลของตาราง และจะสังเกตเห็นว่ามีการกรองที่ส่วนหัวของตารางนี้
8. ถ้าต้องการยกเลิกอาจคลิกปุ่มเลิกทำบนแถบเครื่องมือด่วน
9. ถ้ามีการทำกิจกรรมอื่น ๆ ไม่สามารถคลิกปุ่มเลิกทำได้ เนื่องจากจะทำให้กิจกรรมที่ทำไว้ถูกยกเลิกไปด้วย ให้แปลงตารางเป็นช่วง และล้างรูปแบบออก
10. การแปลงตารางเป็นช่วง ให้คลิกภายในบริเวณตาราง และไปที่ เครื่องมือตาราง แท็บออกแบบ กลุ่มเครื่องมือ คลิกเลือกแปลงเป็นช่วง
    
11. จากนั้นให้ล้างรูปแบบออกไป (แท็บหน้าแรก กลุ่มแก้ไข คลิกล้างรูปแบบ) แต่จะสังเกตเห็นว่า หัวตารางยังคงอยู่ ถ้าไม่ต้องการให้ลบออกไปด้วยตนเอง

การรวม เซลล์ และการจัดกึ่งกลาง

บางครั้ง เราต้องการให้ ข้อความครอบคลุมไปหลายช่อง เซลล์ พร้อมทั้งจัดกึ่งกลางให้ด้วย เช่น ต้องการให้ชื่อเรื่อง อยู่กลางหน้ากระดาษพอดี ในลักษณะนี้ เราต้องมีการรวม เซลล์ และจัดข้อความให้อยู่กึ่งกลาง ซึ่งมีวิธีการดังต่อไปนี้

1. ไปที่ ตำแหน่ง B1
2. พิมพ์คำว่า รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือน ดังภาพ
   
3. กดปุ่ม Ctrl+Enter และเลือกช่อง เซลล์ ตั้งแต่ B1 ถึง D1 ดังภาพ
   
4. ที่แถบริบบิ้น เลือกแท็บหน้าแรก กลุ่มจัดรูปแบบ และคลิกที่ ปุ่ม ผสานและจัดกึ่งกลาง ( ) ดังภาพ
   
5. ข้อความจะถูกรวมกัน และจัดกึ่งกลาง
   

กิจกรรมฝึกปฏิบัติ

การตีเส้นและการจัดแนว จงสร้างตารางให้เหมือนตัวอย่างข้างล่าง

การใส่สีพื้นหลัง

ถ้าเราต้องการให้พื้นสีของคำว่า "รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือน" มีสีพื้น ก็สามารถทำได้โดยง่าย ดังนี้

1. คลิกเลือกช่องที่ข้อความนั้นอยู่
2. บนแถบริบบิ้น ไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มลักษณะ คลิกปุ่มลักษณะเซลล์
   
3. คลิกเลือกแถบ Patterns และคลิกเลือกสีตามต้องการ
   
4. อีกวิธีหนึ่ง คือการเลือกบริเวณที่ต้องการเติมสีพื้นหลัง และเลือก จัดรูปแบบเซลล์… และเลือกแถบ การเติม จะสามารถเลือกกำหนดสีได้ตามต้องการ
   

กิจกรรมฝึกปฏิบัติ

การใส่สีพื้นหลัง จงทำให้เหมือนตัวอย่างข้างล่าง

การจัดรูปแบบตัวเลข

โดยปกติ Excel จัดเก็บข้อมูลตัวเลขในเซลล์ในลักษณะตัวเลขแท้ ๆ ที่ไม่มีรูปแบบใด ๆ ทั้งสิ้น ทั้งนี้ Excel จะจัดรูปแบบให้โดยอัตโนมัติ ถ้าผู้ใช้พิมพ์รูปแบบลงในเซลล์ด้วย เช่น 5% โปรแกรม Excel จะจัดรูปแบบตัวเลขเป็นลักษณะเปอร์เซ็นต์

เราสามารถจัดรูปแบบตัวเลขที่พิมพ์เข้าใน Excel ได้หลายแบบ เช่น จะให้มีเครื่องหมาย คอมม่า คั่นระหว่างหลักร้อยและหลักพัน หรือ จะให้มีทศนิยม 2 ตำแหน่ง ก็ได้ และยังสามารถจัดรูปแบบอื่น ๆ ได้อีกมาก ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้

1. พิมพ์ตัวเลข 1234567 ลงในช่อง D1 แล้วกด Ctrl+Enter
2. บนแถบริบบิ้น แท็บหน้าแรก กลุ่มตัวเลข เลือกคลิกปุ่มต่าง ๆ เพื่อจัดรูปแบบตามต้องการ เช่น ปุ่มเพิ่มหรือลดตำแหน่งทศนิยม ปุ่มลักษณะจุลภาค เพื่อกำหนดให้มีเครื่องหมายจุลภาคคั่น เป็นต้น
   
3. การจัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์ Excel จะนำ 100 คูณกับค่าในเซลล์ และใส่เครื่องหมาย % ให้ ดังนั้น ถ้าต้องการให้แสดง 7% ต้องพิมพ์ .07 และกำหนดรูปแบบเป็นเปอร์เซ็นต์ จะได้ 7% ตามต้องการ หรืออาจจะพิมพ์ 7% เข้าในเซลล์โดยตรง ก็จะได้ค่าเดียวกัน คือ .07
4. อีกทางเลือกหนึ่งในการกำหนดรูปแบบให้กับตัวเลข คือ บนแท็บหน้าแรก กลุ่มตัวเลข ให้คลิกปุ่มลูกศร เพื่อคลี่รายการตัวเลือก และเลือกตามต้องการ
   
5. ในกรณีที่ไม่มีรูปแบบที่ต้องการ เราสามารถกำหนดรูปแบบให้กับตัวเลขได้ โดยใช้หน้าต่าง การจัดรูปแบบเซลล์ และที่แถบตัวเลข คลิกเลือกกำหนดเอง และสามารถเลือก หรือพิมพ์รูปแบบเพิ่มเติมได้ เช่น จัดรูปแบบตัวเลขไทย ให้เลือก t#,##0 เป็นต้น
   
6. จะได้ผล ดังนี้
   

การจัดข้อความให้ขึ้นบรรทัดใหม่ใน เซลล์

การพิมพ์ตัวอักษรในเซลล์ บางครั้งยาวมาก ถ้าเซลล์ถัดมามีข้อความอยู่ ก็จะทำให้ข้อความในเซลล์ แรกถูกตัดหายไป ดังภาพ จะเห็นว่า นามสกุล ของนายวิทยาถูกตัดออกไป เนื่องจาก ช่อง เซลล์ ถัดมา มีข้อมูลอยู่

ถ้าเราต้องการดูข้อมูลทั้งหมดในเซลล์ เราต้องจัดรูปแบบเซลล์ ให้มีการขึ้นบรรทัดใหม่ หรือ Wrap text ซึ่งมีวิธีการดังนี้

1. หลังจากพิมพ์ข้อความ และกด Ctrl+Enter แล้ว ให้คลิกขวาที่เซลล์นี้
2. เลือก จัดรูปแบบเซลล์ เลือกแถบการจัดแนว คลิกเลือกตัดข้อความ
   
3. จะได้ดังนี้
   
4. วิธีการอีกอย่างหนึ่งคือ ในขณะพิมพ์ ถ้าต้องการขึ้นบรรทัดใหม่ในเซลล์ ให้กดปุ่ม Alt ค้างไว้ แล้วกดปุ่ม Enter (Alt+Enter) จะบังคับให้ขึ้นบรรทัดใหม่ให้ในเซลล์เดียวกัน แม้ว่าจะมีการขยายเซลล์ให้ยาวขึ้น ก็จะยังคงรักษาบรรทัดไว้ดังเดิม เช่น
   
   
   
   การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
   ถ้าเราต้องการจัดรูปแบบของข้อมูลเพื่อให้ดูง่ายขึ้น เป็นระบบมากขึ้น เราสามารถให้ Excel จัดรูปแบบข้อมูลได้ เช่น กำหนดสีของตัวอักษรเป็นสีแดง ถ้าข้อมูลมีค่าน้อยกว่า หรือมากกว่าที่กำหนด กำหนดให้แสดงกราฟเปรียบเทียบในช่องเซลล์ของข้อมูลแต่ละตัว เป็นต้น
   ข้อมูลที่จะนำมาจัดรูปแบบตามเงื่อนไข มีดังนี้
   
   
   
   วิธีจัดรูปแบบตามเงื่อนไข มีดังนี้
   1. คลิกเลือกบริเวณข้อมูลที่ต้องการ ในตัวอย่างให้คลิกเลือก ตำแหน่ง C2 ถึง C12
      เคล็ดลับ: ถ้าต้องการเลือกข้อมูลที่ติดกันทั้งแถว ให้คลิกที่ข้อมูลในเซลล์บนสุด กดปุ่ม Shift และ Enter ค้างไว้ แล้วกดปุ่มลูกศรลง บนแป้นพิมพ์ เช่น คลิกตำแหน่ง C2 แล้วกดปุ่ม Shift และ Enter ค้างไว้ แล้วกดปุ่มลูกศรลง จะเลือกข้อมูลทั้งหมดโดยไม่ต้องใช้เมาส์ลาก วิธีนี้มีประโยชน์มาก ในกรณีที่ข้อมูลมีความยาวมาก ๆ ไม่สะดวกที่จะใช้เมาส์ลาก
   2. บนแถบริบบิ้น ไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มลักษณะ คลิกปุ่มลักษณะเซลล์
      
   3. จะมีตัวเลือกย่อยให้เลือก
      
   • เน้นกฎของเซลล์ จะให้กำหนดเงื่อนไขในลักษณะต่าง ๆ เช่น
   1. มากกว่า
   2. น้อยกว่า
   3. ระหว่าง
   4. เท่ากับ
   5. ข้อความที่มี
   6. วันที่เกิด
   7. ค่าที่ซ้ำกัน
   8. กฎเพิ่มเติม สำหรับเพิ่มเงื่อนไขเอง เช่น เพิ่มค่าที่มากกว่าหรือเท่ากับ ตลอดจนการกำหนดรูปแบบตามต้องการ
   ในตัวอย่างนี้ เราต้องการแสดงรายการที่ต่ำกว่า 3,000 ให้คลิกที่ น้อยกว่า และระบุข้อมูลดังภาพ และถ้าต้องการเปลี่ยนลักษณะ สามารถเลือกลักษณะตามที่ Excel กำหนดให้เลือก ดังภาพ
   
   
   • กฎอันดับแรก/สุดท้าย เป็นการกำหนดรูปแบบตามลำดับ เช่น 10 ลำดับแรก 10 ลำดับท้ายสุด และอื่น ๆ เป็นต้น
   • เน้นกฎของเซลล์ จะให้กำหนดเงื่อนไขในลักษณะต่าง ๆ เช่น 1.มากกว่า
   • แถบข้อมูล เป็นการใส่แถบข้อมูล จากตัวเลือกที่กำหนด เพื่อการเปรียบเทียบข้อมูลโดยใช้ความยาวของแถบ เช่น
     
   • ระดับสี เป็นการใช้สีตามลักษณะของข้อมูล เช่น
     
   • ชุดไอคอน เป็นการแสดงไอคอนในเซลล์ตามลักษณะของข้อมูล เช่น
     
   • สร้างกฎ ในกรณีที่เงื่อนไขไม่มีให้เลือก สามารถสร้างกฎเพิ่มเติมได้
   • ล้างกฎ เมื่อต้องการล้างกฎในเซลล์ที่ระบุ
   • จัดการกฎ ใช้สำหรับการแก้ไขกฎ เช่น เปลี่ยนแปลงค่าเงื่อนไข เป็นต้น
   การเขียนความคิดเห็น หรือ Comments
   ความคิดเห็น หรือ Comments เป็นข้อความที่เราบันทึกไว้ในแต่ละ เซลล์ เพื่อแสดงความคิดเห็นต่อข้อมูลของ เซลล์ นั้น ๆ หรือ เพื่อเตือนความจำ เกี่ยวกับข้อมูลนั้น ๆ
   
   
   การเขียนความคิดเห็นในแต่ละ เซลล์ ทำดังนี้
   1. คลิกเลือกเซลล์ ที่ต้องการใส่ความคิดเห็น
   2. คลิกขวา เลือก แทรกข้อคิดเห็น
      
   3. จะเกิดกรอบ สำหรับเขียนความคิดเห็น โดยจะมีชื่อของเจ้าของอยู่ในกล่องนี้ด้วย เนื่องจากถ้ามีการ ใช้ ไฟล์นี้ร่วมกันหลายคน จะได้ทราบว่า เป็นความคิดเห็นของใคร หรือ ใครเป็นคนใส่ความคิดเห็นนี้
      
   4. ให้เขียนความคิดเห็น ดังภาพ
      
   5. ถ้าต้องการจัดรูปแบบ ให้คลิกขวาที่ขอบ
      
   6. จะเปิดหน้าต่างให้กำหนดลักษณะพิเศษ เช่น สีตัวหนังสือ สีพื้น เส้นขอบ
   7. พิมพ์เสร็จแล้ว ให้คลิกที่นอกกรอบไป 1 ครั้ง กรอบข้อความที่เป็น Comment จะหายไป และที่ช่องที่เขียน Comment จะมีสามเหลี่ยมสีแดงเล็ก ๆ ปรากฏที่มุมบนด้านขวามือ เมื่อนำเมาส์มาวางจะปรากฏให้เห็น ดังนี้
      
   8. ถ้าต้องการเอา Comment ออก ให้คลิกเลือกที่ เซลล์ ที่ต้องการเอา Comment ออก แล้วไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มการแก้ไข ปุ่มล้าง และเลือกล้างข้อคิดเห็น
   การสลับแถวข้อมูล
   ในกรณีที่ต้องการสลับแถวข้อมูล ระหว่างแถวกับคอลัมน์ เพื่อให้ดูง่ายขึ้น หรือเพื่อสะดวกในการใช้ Fill handle คัดลอกข้อมูล เป็นต้น เราสามารถสลับแถวได้ ดังนี้
   ข้างล่างนี้คือข้อมูลเดิม
   
   ข้อมูลใหม่ที่สลับแถวแล้ว
   การสลับแถวข้อมูลใช้การคัดลอก และวางแบบพิเศษ โดยเลือกวางแบบ สลับเปลี่ยนแถวกับคอลัมน์ วิธีการ
   1. จากข้อมูลข้างต้น คลิกลากบริเวณให้ครอบคลุมข้อมูล ตั้งแต่ A1 ถึง E4 หรือคลิกภายในบริเวณข้อมูล และกด Ctrl + A
   2. ที่แท็บหน้าแรก กลุ่มคลิปบอร์ด คลิก คัดลอก
   3. คลิกที่เซลล์ที่ต้องการวางข้อมูล เช่น G1
   4. คลิกขวาที่เซลล์ G1 และเลือกวางข้อมูลแบบ สลับเปลี่ยนแถวกับคอลัมน์
   
   เคล็ดลับ:
   ถ้าเซลล์มีสูตรการคำนวณ ต้องเปลี่ยนการอ้างอิงเซลล์ ต้องอ้างอิงแบบ Absolute Referencing ก่อนการคัดลอกข้อมูล มิฉะนั้นการอ้างอิงข้อมูลจะไม่ถูกต้อง
   การเรียงข้อมูล
   ในกรณีที่ข้อมูลมีจำนวนมาก และเป็นไปแบบสุ่ม แต่เราต้องการเรียงข้อมูลเสียใหม่ให้เป็นระบบมากขึ้น และถ้ามีหลายคอลัมน์ Excel สามารถเรียงข้อมูลได้หลายคอลัมน์ เช่น เรียงตามอายุ ถ้าอายุเท่ากันให้เรียงชื่อตามตัวอักษร เป็นต้น
   Excel 2010 เรียงข้อมูล 4 ลักษณะคือ
   • เรียงตามค่า
   • เรียงตามสีของเซลล์
   • เรียงตามสีของตัวอักษร
   • เรียงตามไอคอนของเซลล์ ในกรณีที่มีการจัดรูปแบบเซลล์โดยใช้ไอคอน
   ลักษณะการเรียง จะเรียงได้ 3 ลักษณะ คือ
   • เรียงจากน้อยไปหามาก จาก ก - ฮ หรือจากเลขน้อย ไปหาเลขมาก
   • เรียงจากมากไปหาน้อย จาก ฮ – ก หรือจากเลขมาก ไปหาเลขน้อย
   • เรียงแบบกำหนดเอง เช่น เรียงตามวัน หรือตามรูปแบบที่กำหนดอย่างอื่น
   การเรียงข้อมูลจะต้องกำหนดให้เรียงโดยยึดคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่งเป็นหลัก และข้อมูลในคอลัมน์อื่น ๆ จะต้องเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย ข้อมูลในแต่ละแถวจึงจะเหมือนเดิม ดังนั้นในการเลือกจึงต้องเลือกให้ครอบคลุมข้อมูลทุกคอลัมน์ ที่เป็นข้อมูลอยู่ในชุดเดียวกัน
   วิธีการ
   สมมติว่า ต้องการเรียงข้อมูลข้างล่างนี้ ตามอายุ จากน้อย ไปหามาก
   
   
   
   มีขั้นตอน ดังนี้
   1. คลิกในบริเวณข้อมูล ที่ใดก็ได้ ภายในขอบเขตข้อมูลตั้งแต่ B2 ถึง C11 เพิ่อระบุขอบเขตของข้อมูล Excel จะวิเคราะห์บริเวณตาราง โดยถือเอาเซลล์ที่ติดต่อกัน เป็นข้อมูลชุดเดียวกัน ในตัวอย่างนี้คลิกที่ตำแหน่ง C4
   2. ไปที่แท็บ ข้อมูล กลุ่มเรียงลำดับและกรอง คลิกปุ่มเรียงลำดับ
      
   3. Excel จะลากดำครอบคลุมบริเวณข้อมูลทั้งหมด และจะมีหน้าจอให้ตั้งค่าสำหรับการเรียงข้อมูล
      
      
      • เพิ่มระดับ ถ้ามีการเรียงมากกว่า 1 คอลัมน์ ให้เพิ่มระดับ เช่น ในตัวอย่าง เราจะเรียงตามคอลัมน์ C แต่ใน คอลัมน์ C มีเลขซ้ำกัน คือเลข 10 ในกรณีนี้ จะให้เรียงชื่อตามตัวอักษร ดังนั้นในตัวอย่างนี้ ประสาท จะมาก่อน มานะ
        เมื่อคลิกเพิ่มระดับ Excel จะเพิ่มแถวการเรียงให้ระบุเงื่อนไขการเรียง ดังนี้
      • คอลัมน์เรียงตามลำดับ ให้ระบุคอลัมน์ของข้อมูลที่ต้องการเรียง
      • เรียงลำดับ สามารถเลือกได้แก่ เรียงตามค่า สีของแบบอักษร สีของเซลล์ และไอคอนของเซลล์
   4. ในตัวอย่างนี้ ครั้งแรกให้เรียงข้อมูลตามคอลัมน์ C เรียงตามค่า และเรียงจากน้อยไปหามาก ต่อมาให้เรียงข้อมูลตามคอลัมน์ B ดังภาพ
   5. จะได้ข้อมูลดังภาพ
   6. จะเห็นได้ว่า ลำดับที่ของข้อมูลจะถูกเปลี่ยนไปด้วย ถ้าต้องการยกเลิกการเรียง ให้กดปุ่ม Undo หรือ ไปที่ Edit > Undo ถ้าปิดแล้วเปิดใหม่ จะไม่สามารถกลับคืนได้อีก
   การกรองข้อมูล
   ในกรณีที่มีข้อมูลจำนวนมาก และเราต้องการเลือกดูข้อมูลเฉพาะบางอย่าง เช่น มีข้อมูลคน จำนวน 500 คน ต้องการดูข้อมูลคนที่มีอายุ ระหว่าง 20-29 ปี เราสามารถทำได้ โดยใช้การกรองข้อมูล การกรองข้อมูล จะช่วยให้เราเลือกดูข้อมูล เฉพาะเรื่องที่ต้องการได้ Excel มีเมนูสำหรับการกรองข้อมูลให้แล้ว สามารถเลือกดูได้
   สมมติ ว่า เรามีข้อมูลชื่อคน และอายุ ตามข้างล่างนี้
   
   
   
   จะสังเกตเห็นได้ว่า ข้อมูลจัดเรียงอยู่ในรูปของตาราง โดยในแถวที่ 1 เป็นชื่อของแต่ละคอลัมน์ ซึ่งเราเรียกว่าเป็น heading และถ้าสังเกตดูจะเห็นว่า ข้อมูลมีทั้งหมด 7 รายการ เริ่มจากแถวที่ 2-8 สำหรับคอลัมน์อายุ มีข้อมูลตั้งแต่ 16 จนถึง 60 ปี และอาชีพ 1-4
   ถ้าเราต้องการดูข้อมูลของคนที่มีอายุ ตั้งแต่ 20 ถึง 50 ปี มีวิธีการดังนี้
   วิธีการ
   1. พิมพ์ข้อมูลให้เหมือนข้อมูลในตัวอย่างข้างต้น
   2. คลิกในบริเวณข้อมูล (ภายในตำแหน่ง A1ถึง C8 หรือ A1:C8)
   3. ที่แท็บข้อมูล กลุ่มเรียงลำดับและกรอง และเลือกตัวกรอง
      
   4. จะเกิดปุ่มลูกศรการกรองที่หัวตาราง
   5. ที่หัวตารางอายุ ให้คลิกปุ่มลูกศร เลือก ตัวกรองตัวเลข > ระหว่าง
      
   6. จะเกิดหน้าจอให้กำหนดเงื่อนไข ให้คลิกคลี่รายการ และเลือก มากกว่าหรือเท่ากับ 20 และ น้อยกว่าหรือเท่ากับ 50 ดังภาพ
      
   7. จะได้ข้อมูล ดังภาพ
      
   8. จากหน้าต่างการกรอง เราสามารถกำหนดเงื่อนไขต่าง ๆ ได้ตามต้องการ หรือ การเรียงลำดับมาจากมากไปหาน้อย จากน้อยไปหามาก ก็สามารถทำได้จากหน้าต่างนี้
   9. ถ้าต้องการยกเลิกการกรอง ให้ไปที่แท็บข้อมูล กลุ่มเรียงลำดับและกรอง และเลือกตัวกรองอีกครั้ง การกรองที่หัวตารางจะหายไป
      
      กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
      ให้กรองข้อมูลตามเงื่อนไข ต่อไปนี้
      1. ต้องการดูข้อมูลเฉพาะผู้ที่มีอายุ 20
      2. ต้องการดูข้อมูลเฉพาะผู้ที่มีอายุ ตั้งแต่ 20 ปีขึ้นไป
      3. ต้องการดูข้อมูลเฉพาะผู้ที่มีอายุ ระหว่าง 20 – 50 ปี
      4. ต้องการดูข้อมูลเฉพาะผู้ที่มีอายุ น้อยกว่า 50 ปี
      5. ต้องการดูข้อมูลเฉพาะผู้ที่มีอายุ ตั้งแต่ 50 ปี ลงมา
      6. ต้องการดูข้อมูลเฉพาะผู้ที่มีอาชีพรับจ้าง
      7. ต้องการดูข้อมูลเฉพาะผู้มีอายุไม่เกิน 40 ที่ประกอบอาชีพอื่นๆ ข้อมูล
         
         
         การไปทำงานกับแผ่นงานอื่น
         โปรแกรม Excel ที่เปิดขึ้นมาเปรียบเสมือนเป็นหนังสือ 1 เล่ม ในแผ่นงานแต่ละแผ่น เปรียบเสมือนเป็นหนังสือแต่ละหน้า เราสามารถไปทำงานในหน้าอื่น ๆ หรือ แผ่นงานอื่น ๆ ได้ โดยการคลิกที่ชื่อของแผ่นงาน ซึ่งอยู่ที่แถบด้านล่าง ดังภาพ
         
         
         
         เราสามารถจัดการเกี่ยวกับแผ่นงานให้ เช่น เพิ่ม ย้ายตำแหน่ง ลบแผ่นงาน เปลี่ยนสี เปลี่ยนชื่อแผ่นงานได้ โดยการคลิกขวาที่ชื่อแผ่นงาน และเลือกคำสั่งที่ต้องการ ดังภาพ